Шепель В.Н., директор Архива Президента РК, журнал "Вопросы документооборота", №12, 2013 г.

В жизни коллектива Архива Президента Республики Казахстан знаменательное событие – скоро исполнится 20 лет со дня его создания. Как известно, Архив был образован Указом Главы государства 14 января 1994 году на базе Центрального государственного архива новейшей истории. Президент Республики Казахстан – Лидер Нации Н. А. Назарбаев проявляет большую заинтересованность и постоянную заботу о сохранении и преумножении культурного наследия, составной частью которого является Национальный архивный фонд. Работа по сохранению и использованию духовных ценностей многонационального народа Казахстана рассматривается как важная часть государственного и культурного строительства нашей страны.
Сегодня Архив представляет собой современный, технологически оснащенный комплекс, выполняющий основные задачи в сфере информационно-архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан, его Администрации и других государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства.
Сознавая высочайшую ответственность за сохранность уникальных архивных фондов, пристальное внимание уделено созданию оптимальных условий хранения. Все 8 архивохранилищ оснащены стационарными и мобильными металлическими стеллажами протяженностью около 29 тыс. метров, автоматизированными системами искусственного микроклимата и охранно-пожарной сигнализации, средствами пожаротушения. Пополняется страховой фонд копий особо ценных документов, насчитывающий 70 тыс. ед. хр. (более 7235 тыс. кадров негативов микрофильмов и микрофиш), который увеличился по сравнению с 1994 г. на 47 процентов. С вводом в 2010 г. в эксплуатацию нового микрофиширующего оборудования СОМ-система (ФРГ) кроме пленочных носителей создан фонд пользования для исследователей в электронном формате.
В настоящее время в 1123 архивных фондах насчитывается более 750 тыс. единиц хранения за 1918 – 2008 годы. За это время общий архивный фонд возрос на 23%. Качественно изменился и состав хранящихся документов. Наряду с бумажными управленческими документами уже хранится более 11 тыс. ед.хр. аудиовизуальной документации, 1,5 тыс. электронных документов.
В архивных фондах высших партийных и комсомольских органов сосредоточена обширнейшая информация об общественно-политической и социально-экономической жизни страны в эпоху социализма. В документах государственных органов современной формации нашли отражение эпохальные события становления суверенного государства, различные вопросы внешней и внутренней политики, преобразования экономики, социально-культурного развития общества. Здесь же хранятся подлинники законов Республики Казахстан, актов Главы государства, тексты его выступлений на международных конгрессах, форумах и встречах. Документы государственных органов дополняются документами политических и общественных объединений: партии "Нур Отан", Социалистической партии, Партии народного единства Казахстана, Казахстанского добровольного историко-просветительского общества "Адилет", Всемирной ассоциации казахов, Ассоциации деловых женщин Казахстана, Совета ветеранов Республики Казахстан.
Особое внимание уделяется пополнению Национального архивного фонда информативно полноценными документальными комплексами. С 1998 г. Архив начал сбор документов личного происхождения политических, государственных и общественных деятелей Казахстана. Сейчас на государственном хранении находится 72 личных фонда (около 8 тыс.ед. хранения). В их числе фонды: С. С. Джиенбаева, Ш. Ж. Жаныбекова, М. Бейсебаева, М. Т. Оспанова, А. Т. Алимжанова, М. К. Козыбаева, Г. К. Бельгера, С. К. Кубашева, А. П. Рыбникова, М. А. Жихарева, О. Батырбекова, М. И. Исиналиева, А. А. Аскарова, К. К. Токаева, З. Л. Федотовой. В настоящее время при участии Министерства иностранных дел РК проводится работа по комплектованию документами представителей казахской зарубежной диаспоры.
Учреждениям, входящим в сферу обслуживания Архива, оказывается необходимая научно-методическая и практическая помощь в разработке нормативных документов по организации делопроизводства и архивному хранению, в проведении экспертизы ценности документов и отбору их на государственное хранение. В результате целенаправленной работы общая площадь ведомственных архивов только за последнее время увеличилась на 44% и сейчас составляет более 1 тыс. кв.м., 95% архивов имеют охранную и противопожарную сигнализацию, в 5 ведомственных архивах установлена автоматизированная система газопожаротушения.
Сотрудники Архива принимают активное участие в работе по повышению квалификации работников ведомственных делопроизводственных и архивных служб. За истекший период проведено более 80 семинаров-совещаний и деловых игр по закреплению практических навыков документирования.
Поиск необходимой информации среди огромного массива документов невозможен без хорошо налаженной системы научно-справочного аппарата. В Архиве насчитывается 3,2 тыс. архивных описей, раскрывающих содержание хранящихся дел. В 2001 г. впервые издан справочник "Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель", который дает представление об архивных фондах, о составе и содержании наиболее значимых из них. Изданы первый и второй выпуски Справочника по фондам личного происхождения, а также Справочник о месте хранения документов по личному составу.
К услугам исследователей предоставлена система каталогов, насчитывающих более 185 тыс. карточек с разносторонней информацией по новейшей истории Казахстана. Сейчас ведется создание электронного каталога по фондам современной общественно-политической формации.
Особое внимание уделено развитию информационных технологий. За годы существования Архива внедрены 16 автоматизированных учетных и информационно-поисковых баз данных, в том числе база "Электронный архив" и "Единая государственная система электронного документооборота". В настоящее время на сервере лежит в оцифрованном виде 10 тыс. дел (902,7 тыс. листов). Сейчас ведется создание уникального электронного справочника "Номенклатурные кадры советского Казахстана. 1918–1990", который значительно ускорит поиск биографической информации.
Архивом организовано широкое использование и публикация документов Национального архивного фонда, которые направлены на обеспечение государственных и общественных потребностей, проведение исследований по проблемам новейшей истории Казахстана и разработку вопросов современной политологии.
За истекшие годы издано 58 документальных сборников и справочно-информационных изданий в 63 томах. В 2009–2013 гг. изданы сборники: "Рассекреченная война: „особые папки" ЦК КП (б) Казахстана. 1941–1945 гг.", "Казахстан за безъядерный мир". Сборник "Из истории депортаций. 1930–1935 гг.". был презентован в. Астане и Талды-Кургане во время проведения Международного проекта Ассамблеи народа Казахстана "Память во имя будущего" и Международном круглом столе "Судеб связующая нить". В 2011 г. в серии "Россия. ХХ век. Документы" вышел сборник "Голод в СССР. 1929–1934 гг.", в котором опубликованы документы из Архива Президента РК. Совсем недавно издан сборник документов "Из истории национальной валюты". Архив принял участие в подготовке учебника и хрестоматии по новейшей истории Казахстана.
Работники Архива приняли участие в 97 научно-практических конференциях, на которых сделали 110 докладов и сообщений. По проблемам политической истории было подготовлено более 300 статей и интервью для газет, 98 радио- и телепередач. Архив принял участие в подготовке документального телевизионного сериала "Бiрiншi" для телеканала "Хабар". Самостоятельно, а также совместно с Президентским центром культуры РК, Центральным государственным музеем РК, Центральным государственным архивом РК подготовлено 75 выставок и проведено 220 лекций-экскурсий. С 2010 г. практикуется проведение школьных уроков по программе "история".
В 2011 году к 20-летию Независимости Казахстана в Астане были впервые проведены историко-документальные выставки "Хроника Независимости" совместно с Музеем Первого Президента РК, "Под стягом Независимости" совместно с Министерством иностранных дел и "Раритеты Архива Президента РК". Эти выставки посетило более 15 тыс. человек, в том числе послы зарубежных стран. Неподдельный интерес вызвали рассекреченные дела ЦК КП Казахстана, Алма-Атинских областного и городского комитетов партии за 1936–1990 гг. Этому предшествовала 3-летняя кропотливая работа коллектива и Межведомственной комиссии, образованной распоряжением Премьер-министра РК, которая рассекретила 14 тыс. дел. Расширился диапазон выставляемых документов за счет документов личного происхождения известных политических, государственных и общественных деятелей.
На базе Архива проводится учебная и производственная практика для студентов исторических факультетов Национального университета им. аль-Фараби, Педагогического университета им. Абая, Университета мировых языков.
Разносторонний по составу и высокоинформативный комплекс документов, хранящихся в Архиве, привлекает внимание многочисленных отечественных и зарубежных исследователей, изучающих новейшую историю Казахстана. С 1994 г. в читальном зале работало 3,6 тыс. исследователей, в том числе 65 – из России, Украины, Армении, Узбекистана, США, Великобритании, Канады, Германии, Японии, Франции, Италии, Польши и Румынии. По письменным отзывам иностранных исследователей условия и уровень обслуживания соответствует самым продвинутым архивам мира. Исследователям выдано 280,5 тыс. дел для научных изысканий. Рабочие места исследователей оснащены компьютерами и подключены к локальной информационной системе "Электронный архив", что позволило в разы сократить время поиска и доставки архивной информации. В тоже время Архив выполнил более 5 тыс. тематических и социально-правовых запросов государственных органов и граждан в соответствии со своим стандартом "Выдача архивной справки".
Коллектив Архива проводит большую методическую работу. Подготовлено свыше 90 различных методических пособий. Можно с уверенностью сказать, что Архив Президента РК по праву обрел и достойно поддерживает статус республиканского научно-методического центра.
В Архиве образован и успешно функционирует Справочно-информационный фонд (СИФ), который представляет собой совокупность научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, археографии, смежных с ними исторических дисциплин. В СИФ содержится 1913 единиц методической литературы. Кроме того, в библиотеке собрано свыше 43 тыс. экз. книг, более 16 тыс. экз. журналов и более 3 тыс. подшивок газет, которые используются сотрудниками Архива и исследователями.
С 2006 г. Архив выпустил 16 номеров собственного информационно-методического бюллетеня для работников управленческого аппарата, делопроизводственных и архивных служб учреждений-источников комплектования. Архив имеет свой веб-сайт (www.aprk.kz), который постоянно обновляется и его популярность растет.
Развивается сотрудничество с архивными учреждениями зарубежных стран и Международным Советом Архивов (МСА). С 2003 г. Архив является членом Евразийского отделения МСА и принял участие в Конгрессах архивов (Пекин, Севилья, Вена), а также в 7 Международных конференциях по архивному делу (Стокгольм, Самара, Москва, Астана, Ереван). Заключены договоры с ЦГА новейшей истории Российской Федерации, Национальным архивом Республики Беларусь, ЦГА политической документации Кыргызской Республики, ЦГА общественных организаций Украины, Центром хранения документов новейшей истории Оренбургской области Российской Федерации.
Архив Президента РК за эти годы стал не только крупным хранилищем документов по политической истории Казахстана, но и занимает лидирующее место среди других государственных архивов, как один из центров популяризации ретроспективной документной информации и исторических знаний.