Талгат Калиев, "Новое поколение", 7 февраля

Как театр начинается с вешалки, так и любое государство начинается с делопроизводства.

О необходимости фиксирования и упорядочивания информации государственного характера задумывались давно. Известно, что именно благодаря канцелярии Чингисхан смог полноценно и эффективно управлять своей империей. Кстати, именно ее заслуга и в том, что до потомков дошли подробности тех смутных времен.

Но мало кто знает, что перенял этот опыт восточный правитель у своих коллег из Поднебесной империи. Именно в Китае был достигнут расцвет письменности и канцелярского дела. Наверное, своей нынешней стабильностью и перспективностью китайцы обязаны и своим древним писарям, сумевшим передать через века всю ценнейшую информацию о достижениях и ошибках того времени. Более того, возможно, в этом и заключается принцип преемственности ценностей Китая и незыблемости его устоев.

Как бы там ни было, но государственная канцелярия берет свои корни из далекой древности. Ближе к нашему времени можно отметить наличие этих служб в "аппарате" практически любого правителя. Правда, у казахских степных ханов эта роль была возложена на степных певцов и летописцев - акынов и жырау. Появление же канцелярии и делопроизводства в Казахской степи отмечено лишь с периода воссоединения с Россией.

Канцелярия администрации президента

Раньше она являлась канцелярией президента, однако около года назад в целях более рациональной организации работы аппарата, единых подходов к прохождению и рассмотрению документов канцелярия, общий отдел и три секретариата руководителей были объединены в одно подразделение.

Сегодня в канцелярии занята четверть всех работников администрации. При столь относительно большой численности, а она оправдана объемом и важностью возложенных задач, структура достаточно проста - заведующий имеет четырех заместителей, в том числе одного первого, которые курируют соответствующие сектора.Основные функции канцелярии включают в себя осуществление организационно-технического, информационно-аналитического и документационного обеспечения деятельности президента и руководства его администрации, составление и представление в установленном порядке на рассмотрение главы государства проектов графиков его работы, обеспечение совместно с другими подразделениями своевременной подготовки и проведения мероприятий с участием президента и руководства его администрации, обеспечение защиты информации и режима секретности в деятельности администрации, формирование архивного, библиотечного и музейного фондов главы государства и так далее.

Вся почта, адресованная главе государства и его администрации, поступает в сектор служебной корреспонденции - иногородняя через почтамт и фельдъегерскую связь, местная - принимается в специальное окошко при входе в здание. В среднем в день сюда поступает более 200 документов и писем.

Всю корреспонденцию надо в тот же день рассортировать, зарегистрировать и после первичной обработки и анализа доложить заведующему канцелярией.

Кстати, после известных событий 11 сентября сотрудникам также пришлось, разгребая кипы поступивших писем, поработать в перчатках и масках. И даже раз попался конверт, в котором, к счастью, оказались... мелкие семена для цветов.

Заведующий определяет категорию важности корреспонденции и то должностное лицо, которому следует ее направить для рассмотрения. Президенту документы докладывает он сам, предварительно подготовив к ним проекты резолюций (как называют их чиновники - фишек). Резолюции пишутся на казахском или русском языках - в зависимости от того, на каком языке составлен документ и кому он направляется на исполнение.

По словам заведующего канцелярией администрации Махмуда Касымбекова, ежедневно главе государства докладывается 50-60 документов. Годовое же количество документов, рассмотренных президентом, и доложенных ему информационно-аналитических материалов превышает шесть тысяч.

Следует отметить, что именно здесь впервые в стране была внедрена электронная система учета документов, контроля за их прохождением, исполнением поручений президента, государственного секретаря, руководителя администрации главы государства. Благодаря этой системе любой из десятков тысяч документов можно найти в течение нескольких секунд - у кого из исполнителей он находится, какие запросы и ответы были по нему, как исполнено поручение и т.д.

Еще одно подразделение канцелярии - сектор обращений граждан - осуществляет первичную обработку и рассмотрение обращений граждан, а их поступило в 2002 году более 14 тысяч. В задачу сотрудников сектора входит также организация приема посетителей руководящими работниками администрации президента, членами Комиссии по борьбе с коррупцией и Комиссии по правам человека при президенте страны. Приемная граждан расположена для удобства на первом этаже семиэтажного здания администрации и правительства. Сюда приходят представители самых различных групп населения с наболевшими проблемами, не сумевшие, как правило, решить их на местном уровне. В прошлом году здесь побывало более 1000 граждан.

Рядом в соседнем кабинете осуществляют прием иностранных граждан. Нередко обращаются соотечественники из других государств с просьбой помочь в решении каких-либо проблем. И в этом случае сотрудники приемной стараются оказать возможное содействие, прорабатывая вопрос через Министерство иностранных дел и посольства соответствующих государств.

На основе анализа и проработки отдельных жалоб и предложений по особо значимым вопросам, по заданиям президента нередко готовятся проекты его указов и распоряжений.

Проекты таких актов обязательно проходят через сектор по выпуску решений и сектор редакционной экспертизы, названия которых говорят сами за себя. Эту ответственную и кропотливую работу выполняют здесь лучшие специалисты своего дела. Подписанные президентом указы и законы заверяются президентской гербовой печатью и направляются для исполнения в соответствующие государственные органы, для обнародования - в газеты, на телевидение и радио. Сотрудники этих секторов осуществляют также протоколирование проводимых заседаний и совещаний с участием президента, их стенографирование, синхронный перевод выступлений.

Все дела после закрытия сдаются в сектор обработки и хранения документов для обеспечения архивного хранения.

Одна из ответственных задач канцелярии - обеспечение защиты информации и режима секретности в администрации. Этими вопросами занимаются секторы секретного делопроизводства и защиты информации.

Обязанности по обобщению планов работы администрации и отчетов о их реализации также возложены на канцелярию. К сожалению, формат статьи не дает возможности в полном объеме осветить работу канцелярии, но представление о ней, думаю, наш читатель получил.

Первая приемная

Важным подразделением является приемная главы государства. Пройдя через дополнительный спецконтроль, осуществляемый сотрудниками Службы охраны президента, вначале посетитель попадает в большой красиво оформленный зал (между собой сотрудники называют его по-простому - "накопитель"). В помещении висят прекрасно выполненные большие портреты Абылай хана и Абулхаир хана, картина-гобелен, стоят удобные кресла и столики. Все способствует тому, чтобы посетитель мог перевести дух, собраться с мыслями.

Из "накопителя" он попадает непосредственно в приемную. Здесь за большим столом с поражающим взор множеством телефонов круглосуточно дежурит ответственный работник канцелярии. В его обязанности входит, в частности, осуществление организационно-технического обслуживания деятельности президента, обеспечение его телефонных переговоров, своевременного вызова приглашенных лиц. Посетитель в этой комнате долго не задерживается, а сразу проходит в кабинет главы государства.

А как же попадают на прием к своему президенту граждане страны? Оказывается, и здесь есть установленный порядок: к примеру, в рамках регулярных встреч президента с представителями общественности. В их число попадают люди самых различных профессий, из писем которых явствует, что они намерены поднять на встрече с президентом действительно общественно важные и актуальные вопросы, проблемы государственной значимости, внести конкретные и конструктивные предложения.

Бывает, что, ожидая приема, многие из них испытывают сильное волнение. Рассказывают случай, когда на встречу к президенту пришел парень-инвалид. Он настолько разволновался, что потребовалось даже вмешательство президентского личного врача. Об этом доложили главе государства, который, учтя сложившуюся ситуацию, попросил завести этого молодого человека первым. Президент лично встретил его при входе в кабинет, усадил рядом и вел себя настолько просто и непринужденно, что волнение посетителя исчезло в первые же минуты.

Автору строк посчастливилось переступить порог и самого кабинета, но таковы законы жанра - таинство должно оставаться. Поэтому о самом кабинете мы рассказывать не будем. Тем более что некоторые детали его казахстанцам приходилось видеть в сюжетах новостей.

P.S. Как осуществляются публичные и международные мероприятия с участием президента? Кто разрабатывает сценарий этих действ? И что такое протокол? Обо всем этом в одном из следующих номеров, в материале: "Президентский протокол".